办公室不仅是做好单位管理工作的重要部门，还是沟通上下、联系左右、传递信息、协助领导决策和处理日常事务的核心部门，因此加强办公室系统建设就显得尤为重要。要做好新形势下的办公室工作，就要求我们进一步转变工作作风、改进工作方式、提高服务质量.近期，我牵头组织全办力量对全县办公室系统建设进行了专题调研，向各镇乡街和县直部门下发了调查问卷，共收回XX份，其中镇乡街XX份，县直部门XX份。此外还对各镇乡街及部分重点县直部门办公室进行了电话专访。结合党史学习教育活动“开门纳谏”征求到的意见建议，现形成全县办公室系统建设情况调研报告考如下。
一、全县办公室系统现状
（一）办公室系统队伍建设情况
本次参与调研的XX个单位中，办公室工作人员XXX人，占总人数的XX%。从人员构成上看，公务员XX人，占XX%；
事业编制XX人，占XX%；
工勤XX人，占XX%；
其他类型人员（含三支一扶及聘用人员等）XX人，占XX%。从学历上看，研究生学历XX人，占XX%；
本科学历XX人，占XX%；
大专学历XX人，占XX%；
大专以下学历XX人，占XX%。办公室工作人员中从事办公室具体业务人员XX人，占XX%，其中专职文字秘书XX人，占XX%。
（二）办公室系统办公环境
各镇乡街、县直部门均配有1-2间办公室，人均办公面积XX平方米左右；
电脑、复印机、打印机、传真机等现代化办公用品基本做到了全覆盖；
为便于工作的开展，XX个单位配有档案室、XX个单位配有打印室。全县办公室系统办公环境基本能够满足办公室工作需要。
（三）办公室系统履职情况
截至10月底，受调单位办公室共收文XXX件，其中镇乡街XXX件，县直部门XXX件；
共发文XXX件，其中镇乡街XXX件，县直部门XXX件；
筹办各类会议XXX个，举办活动XXX个，撰写各类文稿XXX篇；
上报信息XXX条，其中市级采用XXX条，省级采用XXX条。
二、办公室系统建设存在的问题
（一）部分单位对办公室工作重视、关心不够
办公室在一个单位中应当起到参谋助手和综合协调的作用，但部分单位在日常工作中对办公室认识有误区，认为办公室的工作就是打杂跑腿印材料，在人力、财力上不能给予办公室足够的支持。在用人方面，办公室人员受到提拔重用的机会较少，近两年来，全县办公室系统工作人员提拔到副科级领导岗位上的仅X人，大部分为办公室主任，且工作时间平均大于8年；
在经费方面，本次受调单位办公室全部没有专项办公经费，所用经费均含在单位经费中。
（二）办公室队伍“三少”问题严重
一是年龄结构偏大，年轻干部少。本次受调单位办公室工作人员平均年龄为37.7岁，其中平均年龄超过40岁的单位有XX个，占比XX%，平均年龄超过45岁的单位有XX个，占比XX%县XX局3名办公室工作人员平均年龄甚至已超过53岁。究其原因，一方面办公室队伍人员流动较慢，因工作繁杂、工作时间受工作内容限制不能灵活安排、加班时间多且没有相应的补贴等原因，其他部口人员不愿到办公室工作；
而公务员及事业编制考录人员中只有极少部分被安排到办公室系统工作，造成办公室队伍年龄结构断挡；
另一方面办公室系统人员提拔较慢，人均工作年限超过5年，县XX局、XXX镇等单位办公室人员平均工作年限在10年以上。二是从事办公室具体工作人员偏少。部分单位把负责组织、宣传、人事等工作的人员以及司机、保安、食堂人员归口到办公室，造成办公室人数虽多但从事具体工作人少的局面。如XXX局办公室现有23人，实际从事办公室具体业务的只有5人；
XX镇办公室现有15人实际从事办公室具体业务的只有6人。三是专业文秘人员少。文秘人员严重缺乏，培训不足，这也是调研过程中反映最突出的问题。受调单位中有27个办公室没有专职文秘人员，占比达58%；
其余配备专职文秘人员的单位中，也有部分单位是由办公室主任亲自从事文秘工作。现有的文秘人员虽然每年都接受1-2次业务培训，但距离系统规范还有很大差距，部分单位办公室在草拟文件和写作文稿方面基本上属于“依葫芦画瓢”，制发的文件和草拟的文稿质量不高，以致部分单位的领导同志在重要的文稿写作上不得不反复修改调整，严重影响了办公效率。
（三）办公室日常工作多，创新工作少
从调研反馈的内容上看，绝大部分单位办公室的工作精力主要被用于应付事务性工作，对自身工作的创新、调研、思考偏少。本次调查中，县XX局制定了《XXX县XX局机关内部管理制度汇编》，用制度引领办公室工作；
XX局使用公文传输系统向各校传送文件，节省了人力、物力资源，改善了公文传输不及时的状况；
XX镇对公文分类管理，进行电子建档，通过流转登记加强公文管理；
XX街道办推行电子化办公，整合各个业务站办室、社区常用材料、数据，避免一类数据重复收集，实现信息共享；
XX街道办对各办站中心所和社区工作采取登记销号制度，派专人负责落实，并每半年一次对办公室服务情况征求意见建议，确保服务及时、到位。除上述单位外，其余的单位办公室都没有创新工作。另一方面，办公室开展调研少，办公室人员忙于应付事务性工作，单位极少或根本没有安排办公室人员调研，导致办公室人员对单位全面工作不熟悉，了解工作只能通过文件或汇报等途径，进而导致文件和文稿草拟出现“闭门造车”的问题。
三、对全县办公室系统建设的对策建议
（一）注重调查研究，当好领导决策的参谋
办公室只有全面、准确、及时地掌握事情的实际情况，才能增强工作的预见性，提高领导决策的科学性。这就要求办公室系统在工作中，既要广泛地搜集信息，又要深入进行研究；
既要关注当前的实际情况，又要探究今后的发展趋势，从而更好地为领导决策提供有价值的意见和建议。要认真学习上级有关文件、讲话精神，准确把握决策意图，同时注重倾听基层和群众的意见、建议，善于总结他们的经验，忠实地反映基层的情况和群众的呼声，为领导科学正确决策提供有价值的参考。
（二）加强综合协调，当好工作运转的枢纽
要做好综合协调这一办公室的基本职能，须从以下几点着力:一要周密。做每一项工作，要着眼全局，顾全大局，注意协调好方方面面的关系，善于调动各方面的积极性。要坚持原则，严格程序，环环相扣，搞好衔接，真正做到周全细致，不出纰漏。特别是对重要会议和重大活动，要提前介入，做好预案，周密安排，精心组织，遇事多想些困难和可能性，多预备些应对措施和方案,保证各项议程、各项活动的顺利进行。二要高效。在保证质量的前提下，要注重时效，尽量减少不必要的环节，对于决定了、安排好的事项，行动要迅速，做事要果敢，实现工作的高效运转。三要守纪。在领导授权的范围内进行协调，对于超越个人权限的，要及时请示汇报，不搞无原则的协调，不做违法乱纪的事。四要负责。对于分配好的工作要积极承办，不推诿、不扯皮，不挑肥拣瘦。对于工作中的失误勇于担责，并积极寻求补救措施，确保工作的顺利运行。
（三）严把质量关口，当好文字材料的“打印机”
搞好文字材料工作是办公室人员的重要职责和任务。文字材料质量的好坏，不仅影响到办公室的形象，还影响到单位及领导的形象，甚至关乎到工作决策以及单位的和谐稳定。这就要求办公室人员具有强烈的事业心、严肃认真的工作态度和一丝不苟的工作作风，认真对待每一份文字材料，决不能马虎草率、随意应付。对于本部门起草的文字材料，要落实“秘书起草—主任审核”两级负责制；
对于单位其他部门起草的文字材料，要实行“部门起草，办公室把关，共同负责”的双负责制，确保文字材料零差错、高质量、高水平。
（四）坚持以人为本，保障措施坚强有力
一是优化办公室人员年龄结构。各单位对新考录人员，除有特殊要求外，应首先安排到办公室锻炼，既有利于办公室年龄结构逐步年轻化，也有利于新入人员快速、全面了解本单位情况，尽快进入角色、适应工作。在办公室人员数量不足的情况下，采取轮岗制，按照个人自愿和组织安排相结合的方式，以2-3年为一个周期，让更多的年轻人轮流到办公室工作。二是提升现有人员综合素质。积极为办公室人员提供参与协调处理重大问题的机会，提高其综合协调能力，努力挖掘办公室人员内在潜力，充分发挥老同志的传、帮、带作用，帮助年轻人成长。实行多岗锻炼制度，使办公室人员成为能够胜任不同岗位工作的多面手，避免因一人离岗而其工作无人接替现象。三是加强专业人才队伍建设。建立办公室文秘人员后备库，加强对后备人员的理论和业务培训，适当放宽对办公室选人用人的限制，将优秀的文秘人才引入办公室队伍。四是加大办公室工作人员提拔重用力度。在选拔任用干部时应打破身份限制，优先考虑综合能力强、工作成绩突出的办公室工作人员，对特别优秀的办公室干部破格提拔，以提高办公室人才发展的可持续性和办公室系统人员的工作积极性。
